Diese Artikelserie beinhaltet meine Masterthesis “Outsourcing des IT-Strategieentwicklungsprozesses in österreichischen Klein- und Kleinstunternehmen”, welche ich im Rahmen des Universitätslehrgangs Management in Information and Business Technologies an der Alpen-Adria-Universität Klagenfurt geschrieben habe.

1. Kapitel: Einleitung
2. Kapitel: Begriffsdefinition
3. Kapitel: Beachtenswerte Umwelten von Klein- und Kleinstunternehmen in Österreich
4. Kapitel: Strategische Ziele und kritische Erfolgsfaktoren einer IT-Strategie
5. Kapitel: Strategische Handlungsanweisungen für Klein- und Kleinstunternehmen in Bezug auf Einsatz von Informationstechnologie
6. Kapitel: IT-Controlling in Klein- und Kleinstbetrieben
7. Kapitel: Resümee und Ausblick

1. Einleitung

1.1. Problemstellung

Die österreichische Unternehmenslandschaft besteht zu 98 Prozent aus kleinen Unternehmen, welche weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigen.¹ Aufgrund der verhältnismäßig geringen finanziellen, personellen und zeitlichen Ressourcen liegt der Fokus dieser “Klein- und Kleinstunternehmen” hauptsächlich auf dem operativen Geschäft.² Daher wird die Entwicklung der Geschäfts- und IT-Strategien in den meisten Kleinbetrieben von der Geschäftsführung vernachlässigt oder nur “nebenher” betrieben.³ Zusätzlich beschäftigen nur 25 Prozent der Unternehmen dieser Größe Mitarbeiter im IT-Bereich.⁴ Eine ausformulierte IT-Strategie, deren Ziele schriftlich festgehalten und regelmäßig gemessen werden, kann kaum eines dieser Unternehmen vorweisen.⁵

Wird die Tatsache berücksichtigt, dass Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit selbst bei Kleinstunternehmen IT-gestützt ablaufen - sei es die Kommunikation mit Kunden per E-Mail, die Verwaltung von Lieferantenkontakten in elektronischer Form oder das Drucken von Rechnungen - so wird der hohe Bedarf an Unterstützung von “außen” offensichtlich. Dennoch arbeiten Unternehmer aus Klein- und Kleinstbetrieben nur selten mit externen IT-Beratern⁶ zusammen. Die Ausarbeitung einer konkreten IT-Strategie wird als zu kompliziert und zeitraubend wahrgenommen, solange die Notwendigkeit nicht erkannt wird. In Krisenzeiten wiederum sind andere Punkte wichtiger und für teure Beratung ist nicht mehr genügend Budget mehr vorhanden.

Die IT wird in diesen Unternehmen häufig nicht oder nur rudimentär gesteuert. Nachteile im operativen Betrieb ergeben sich dadurch nicht nur aus schlecht gewarteten IT-Systemen, Datenverlust oder Cyberkriminalität, sondern auch mittel- und langfristig Wettbewerbsnachteile, etwa durch entgangene Geschäftschancen.⁷

1.2. Zielsetzung

Die vorliegende Arbeit versucht anhand einer Literaturrecherche auszuarbeiten, wie ein externer Berater - im Folgenden auch “Dienstleister” genannt - im Sinne von “Outsourcing” Klein- und Kleinstunternehmen bei der Erstellung, Umsetzung und laufenden Steuerung einer IT-Strategie unterstützen kann. Der Fokus richtet sich hierbei klar auf Unternehmen ohne eigene IT-Mitarbeiter im österreichischen Raum. Es wird im Folgenden versucht, aus der vorliegenden Literatur die relevante auszufiltern, aus den zahlreichen Quellen die Quintessenz zur IT-Strategie-Entwicklung abzuleiten und in einfache, selbst in Kleinstunternehmen umsetzbare Schritte zu fassen. Da Klein- und Kleinstunternehmen kaum die zeitlichen und personellen Ressourcen für einen mehrmonatigen Strategieentwicklungsprozess aufbringen können, steht die Einfachheit der umzusetzenden Maßnahmen im Vordergrund.

Zusammengefasst kann hier folgender Forschungsinhalt festgelegt werden:

Es gilt zu klären, welchen Wertebeitrag ein Outsourcing einer IT-Strategieentwicklung, -umsetzung und -steuerung für Klein- und Kleinstunternehmen aus operativer, strategischer und organisatorischer Sicht bieten kann.

Zusätzlich werden Antworten auf die folgenden mit der Forschungsfrage zusammenhängenden Fragen ausgearbeitet:

• Welche Themen und Maßnahmen muss eine IT-Strategie für Klein- und Kleinstunternehmen enthalten?
• Welche Themen und Maßnahmen soll eine IT-Strategie für Klein- und Kleinstunternehmen enthalten?
• Welche Informationen muss der Leistungsempfänger liefern, um die Erstellung einer wertschöpfenden IT-Strategie durch einen Dienstleister zu ermöglichen?

Es ist nicht Ziel dieser Arbeit, ein vollständig ausgearbeitetes Strategiehandbuch zu erstellen. Es sollen dem Leser hauptsächlich Ideen und Konzepte zur Entwicklung von IT-Strategien für Klein- und Kleinstunternehmen nähergebracht werden.⁸ Auch die Entwicklung von Geschäftsstrategien als Basis einer IT-Strategie würde den Rahmen sprengen und wird daher nicht eingehend behandelt. Es gilt aber hier festzuhalten, dass die Geschäftsstrategie eine unabkömmliche Basis für die Entwicklung einer IT-Strategie ist.

1.3. Vorgehensweise und Aufbau der Arbeit

Während im ersten Kapitel die Problemstellung und Ziele dieser Arbeit vorgestellt werden, beschäftigt sich das zweite Kapitel mit der Individualität von Klein- und Kleinstunternehmen. Beginnend mit Statistiken und Werten der österreichischen Wirtschaftskammer und der Statistik Austria wird auf die Wichtigkeit der Klein- und Kleinstunternehmen innerhalb der Unternehmenslandschaft hingewiesen. Es folgt eine Abgrenzung zu großen und mittelgroßen Unternehmen.

Das dritte Kapitel geht auf wichtige Begriffe zur Unternehmensumwelt im Bereich Strategieentwicklung ein und beschreibt diese näher. Der größte Teil des dritten Kapitels wird sich der näheren Ausführung der Themen IT-Governance, IT-Compliance, IT-Risikomanagement und IT-Controlling widmen und aufzeigen, wie diese Themen mit der Entwicklung von IT-Strategien zusammenspielen. Auch auf die an diesen Unternehmen beteiligten Interessensgruppen, in der Literatur auch “Stakeholder” genannt, wird eingegangen.

Im vierten Kapitel werden Inhalte und Ablauf eines IT-Strategieentwicklungsprozesses beschrieben. Der Fokus liegt darauf, Methoden vorzustellen, welche mit den begrenzten Ressourcen von Klein- und Kleinstunternehmen umsetzbar sind. In diesem Kapitel wird auch näher auf die kritischen Erfolgsfaktoren zur Umsetzung einer IT-Strategie eingegangen und exemplarische Kennzahlen zur Messung des Wirkungsgrades aufgezeigt.

Das fünfte Kapitel befasst sich mit beispielhaften Handlungsanweisungen zur Umsetzung der in Kapitel 4 beschriebenen IT-Strategien. Die Handlungsanweisungen werden in vereinfachter Form dargestellt, um eine Umsetzung mit den beschränkten Ressourcen eines Klein- oder Kleinstunternehmens zu ermöglichen. Es wird aufgezeigt, welche Maßnahmen mit oder durch einen IT-Dienstleister durchgeführt werden können und welche Voraussetzungen dafür nötig sind.

Kapitel sechs beschäftigt sich mit der Frage, wie während und nach der Einführung einer IT-Strategie der konkrete Erfolg gemessen und gesteuert werden kann. Da Klein- und Kleinstunternehmen nur selten Zugriff auf umfangreiche Reporting- oder Business Intelligence-Systeme haben, steht auch hier die möglichst einfache Handhabung der Mess- und Steuerungssysteme im Vordergrund. Stand der Entwicklung ist hier die Erarbeitung und Verwendung einer Balanced Scorecard für den IT-Bereich. Hierzu werden in diesem Kapitel zwei Frameworks vorgestellt.

Das siebte Kapitel bietet ein abschließendes Resümee und einen Ausblick aus der Sicht eines IT-Dienstleistungsunternehmens, welches die in den vorangegangenen Kapiteln beschriebenen Konzepte in die Praxis umsetzen wird.

Zusammengefasst zeigt Abbildung 1 den Aufbau dieser Arbeit:

Abbildung 1: Aufbau dieser Arbeit.⁹

1.4. Zielgruppen dieser Arbeit

Die vorliegende Arbeit betrachtet die oben beschriebene Problemstellung aus dem Blickwinkel eines Klein- bzw. Kleinstunternehmens, welches keine eigenen IT-Spezialisten beschäftigt. Die primäre Zielgruppe sind daher Führungskräfte und IT-Verantwortliche in diesen Unternehmen und deren Kapitalgeber.

Auch Dienstleister aus den Bereichen IT und Unternehmensberatung, welche die von ihnen angebotenen Leistungen aus einem anderen Blickwinkel betrachten möchten, zählen im weitesten Sinne zur Zielgruppe.